Publié le : 11 janvier 20217 mins de lecture
Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises doivent composer avec le travail à distance. Grâce à internet, ces dernières bénéficient heureusement de nombreux outils pour continuer de travailler.
La signature électronique est l’un de ces outils précieux. Déjà utilisée dans de nombreux domaines professionnels comme les ressources humaines, les banques ou bien encore les assurances, la signature électronique est de plus en plus utilisée pour faciliter les transactions dans le domaine du commerce international.
Définition, avantages et sécurité aux yeux du droit et de la loi française : découvrez pourquoi la signature électronique permet aujourd’hui d’abolir les distances et pourquoi elle devient ainsi un atout majeur pour le commerce international.
- La signature électronique : qu’est-ce que c’est ?
- La signature classique
- La signature avancée
- La signature qualifiée
- Les avantages de la signature électronique
- Le gain de temps
- Continuer de travailler et de collaborer n’importe où
- La réduction des coûts
- Le suivi en temps réel
- La sécurité juridique de la signature électronique
La signature électronique : qu’est-ce que c’est ?
Une signature électronique est un ensemble de données électroniques jointes à des documents également électroniques permettant au signataire de signer.
Ainsi, une signature électronique peut être à la fois une signature manuscrite puis scannée, une signature biométrique ou bien encore un code de carte bancaire. Les entreprises ont le choix entre plusieurs modes de signature électronique. Mais la validité légale de ces différentes signatures n’est pas identique.
La signature classique
La signature classique c’est-à-dire celle que nous avons l’habitude de faire au quotidien est valable et ne peut être réfutée juridiquement bien qu’elle soit plus falsifiable que les autres modes de signature électronique.
En cas de contestation, la signature classique aura moins de valeur que la signature avancée ou la signature qualifiée et le tribunal devra alors procéder à l’examen de la signature électronique classique pour vérifier que la signature appartient bien à son auteur.
La signature avancée
La signature électronique avancée permet d’identifier plus formellement le signataire, car il créera sa signature à l’aide de données rendant le document infalsifiable.
Pour ce faire, le programme de signature permet au signataire de confirmer son identité grâce à un mot de passe, un identifiant de réseau social ou bien grâce à l’utilisation de tout autre moyen d’identification possible. Ainsi, l’identification du signataire est plus facile et plus sûre.
La signature qualifiée
La signature qualifiée bénéficie de la même valeur juridique que la signature manuscrite. Elle est la signature électronique la plus sûre, car elle répond à des exigences plus strictes et apporte une preuve irréfutable concernant l’identité du signataire.
La signature qualifiée oblige en effet le signataire à utiliser un identifiant numérique basé sur un certificat délivré par un prestataire de services de confiance qualifié opérant dans l’Union européenne, ainsi qu’un dispositif de création de signatures électroniques qualifiées (carte à puce, application mobile créant un mot de passe unique, etc.). Ils existent plusieurs prestataires pouvant apporter leurs services aux entreprises commerciales.
Les avantages de la signature électronique
Mais alors, pourquoi avoir recours à la signature électronique en entreprise et plus précisément dans le domaine du commerce international ? Quels sont les principaux avantages apportés par cet outil numérique ?
Le gain de temps
Le premier avantage de la signature électronique est le gain de temps qu’elle permet d’apporter aux entreprises.
Dans le cadre d’une signature de contrat, d’un devis ou de tout autre document devant être signé à distance, plus besoin d’attendre que la poste achemine vos courriers. Là où les signatures prenaient plusieurs jours et même parfois plusieurs semaines pour être reçues, quelques secondes suffisent alors grâce à la signature électronique.
Plus rapide et plus efficace, la signature électronique permet d’accélérer les processus administratifs et de libérer ainsi un temps précieux pour le cœur des projets commerciaux.
Continuer de travailler et de collaborer n’importe où
Outre la voie postale, les entreprises ont également la possibilité de se rendre directement sur les lieux pour rencontrer leurs clients et partenaires commerciaux.
Cependant, les déplacements professionnels et encore plus les voyages d’affaires internationaux (d’états à états) demandent un investissement conséquent en termes de temps et de moyen financier. De plus, ils ne sont pas toujours possibles (confinement, fermeture des frontières, maladie, etc.).
Utiliser la signature digitale permet ainsi aux professionnels de continuer de collaborer avec leurs partenaires indépendamment de leur lieu de travail. La signature électronique est ainsi l’outil idéal pour le télétravail.
La réduction des coûts
Bien sûr, la signature électronique permet également de réduire les coûts administratifs des entreprises. Les économies sont réalisées sur l’achat d’encre, de papier, les frais d’envoi ou encore sur les frais de déplacement.
Sur le budget annuel d’une entreprise, l’impact de la signature électronique sur les coûts est non négligeable. L’argent économisé peut alors être affecté à un autre poste, plus important et vital pour le fonctionnement de l’entreprise.
Le suivi en temps réel
La signature digitale permet également de suivre les documents et dossiers en temps réel. Chaque modification est automatiquement enregistrée et l’auteur peut être facilement retrouvé. Cette sauvegarde permet ainsi de conserver une trace en cas de besoin.
Il est également plus facile pour les entreprises de relancer un signataire en retard grâce à ce procédé électronique.
La sécurité juridique de la signature électronique
Si la signature électronique apporte incontestablement des avantages évidents aux entreprises, qu’en est-il de la sécurité juridique de cet outil face au droit français?
La signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS. Ainsi, elle diffère d’une signature manuscrite scannée en étant plus complète et plus sûre grâce à sa certification. C’est ce même règlement qui définit les trois niveaux de sécurité que nous avons précédemment évoqué (classique, avancé, qualifié).
Les signatures électroniques sont ainsi parfaitement fiables devant les tribunaux et sont intégrés dans la loi. Les services de sécurité mis en place permettent d’apporter une preuve de l’identité du signataire tout en respectant la Réglementation Européenne sur la Protection des Données (RGPD).