Réussir son congrès ou salon professionnel

Un congrès c’est l’occasion de se former, de rencontrer ses amis, ses associés ou d’autres réseaux professionnels. C’est surtout l’occasion de trouver de nouveaux partenaires, venus en nombre chercher la même chose que vous. Voyons comment vous préparer au mieux à votre prochain congrès ou salon .

Pour bien réussir son congrès professionnel il faut assurer à trois périodes : avant le congrès, pendant le congrès et après le congrès.

Bien préparer un congrès

Définir son objectif

Posez vous ces questions :
– Qui est-ce que je veux approcher ?
– Qu’est ce que je veux apprendre ?
– De quelles informations ai-je besoin ?

Définir son programme

Selon le programme fourni par l’organisation, identifiez les éléments indispensables pour atteindre votre objectif. Quels sont les conférences, les tables-rondes, les stands ou autres que vous devez à tout prix voir ?

Identifier les personnes clés

Parmi la liste des intervenants et des inscrits (si vous y avez accès), quelles sont les personnes que vous choisissez de cibler en priorité ? Ciblez entre 3 et 10 personnes (selon la durée du congrès, votre temps et votre motivation).

Chercher des informations et préparer le contact

Pour chacune de ces cibles prioritaires cherchez et trouvez des informations qui vous aideront à créer le contact : leur actualité, leurs hobbys, leurs besoins, les contacts que vous avez en commun avec eux, etc

Entrer en contact virtuel

S’il vous est possible de contactez ces personnes clés avant le congrès vous aurez déjà établi un lien qui vous permettra de briser la glace et de les approcher plus facilement lors du congrès ou du salon professionnel. Utilisez notamment les médias sociaux : il est facile d’envoyer un message sympathique et professionnel en utilisant Twitter, LinkedIn ou Viadeo par exemple. Si votre contact possède un blog, laissez lui quelques commentaires et envoyez lui un email pour le prévenir que vous assisterez tous deux au même congrès.

Etre efficace durant le congrès

Cette étape semble la plus simple et pourtant c’est souvent à celle-ci qu’on s’y perd ! Il s’agit de garder vos objectifs et votre stratégie à l’esprit ! Restez concentré sur les personnes clés que vous ciblez. Bien sûr il faut rester ouvert et courtois aux autres personnes. Seulement il arrive parfois qu’il faille écourter certaines conversations pour être sûr d’avoir le temps d’aborder ses cibles. Rappelez-vous aussi qu’il faut savoir improviser et que la providence fait que des contacts inattendus s’avèrent plus intéressant que ceux planifiés.

Exploiter les contacts établis lors du congrès

C’est une fois le rassemblement terminé qu’il vous faut transformer l’essai ! Même si le contact a été parfait avec un partenaire potentiel il ne faut pas en rester là. Trop souvent on range les cartes de visites accumulées dans un tiroir, un classeur ou une boite et on ne les ressort que quand on a besoin d’une personne en particulier.

Voilà comment procéder :
1) rajouter les nouveaux contacts dans son agenda ou sa base de données
2) envoyer un mot de remerciement aux personnes avec qui on a discuté
3) identifier 3 à 5 contacts prioritaires (plus ou moins selon son temps)
4) envoyer de la valeur à ces contacts prioritaires : une information qui leur manquait par exemple (dans les 10 jours après le congrès)
5) proposer une rencontre à ces contacts prioritaires

En leur offrant des solutions (étape 4) vous leur prouver qu’ils y gagnent en vous fréquentant : vous leur avez déjà apporté quelque chose avant même de demander quoi que ce soit.

Conclusion

Une bonne préparation est la clé pour réussir votre congrès ! Prenez le temps d’établir votre stratégie et de distinguer quelles ressources vous avez à votre disposition pour développer de nouveaux partenariats. Sachez quel type de partenaires vous ciblez, ce que vous avez à leur offrir et de quelle manière vous allez pouvoir les aborder.